Näin digitalisoit taloyhtiösi viestinnän

Isännöintiliiton kehityspäällikkö Henrik Tuhkanen tiivisti taloyhtiöviestinnän digitalisoinnin kymmeneen askeleeseen.

1. Aloita keskustelu

Suomalaisissa taloyhtiöissä on vielä paljon postilaatikkojakelua. Kartoita tiedotteiden määrä, onko tiedottaminen tehokasta ja tavoittaako se asukkaat. Tärkeää on varautua myös kriisiviestintään, useassa taloyhtiössä ei sille ole suunnitelmaa.

2. Listaa vaihtoehdot

Viestinnän välittämiseen on erilaisia teknisiä vaihtoehtoja, kuten porraskäytävänäytöt, mobiilisovellukset, taloyhtiösivut ja muut sähköiset välineet sekä niiden yhdistelmät. Taloyhtiön omat Facebook-sivut ovat hyvä lisä, mutta ne eivät voi olla ainoa viestintäväline.

3. Kysy asukkailta

Millaista tiedottamista ja millaisella syklillä asukkaat haluavat? Osa haluaa viikkotiedotteen, osalle se tulee liian usein.

4. Valitse tekniset välineet

Ennen teknisten ratkaisujen valintaa hallitus keskustelee asiasta isännöintiyrityksen kanssa. Isännöintiyrityksellä voi olla jo käytössään sopivat digitaaliset viestintäjärjestelmät.

5. Tee viestintäsuunnitelma

Viestintäsuunnitelmassa määritellään viestinnän rytmi ja tekniset välineet. Samalla mietitään, miten huolehditaan, että viestintä kulkee monikanavaisesti. Esimerkiksi 85 prosenttia haluaa viestinnän sähköisesti ja 15 perinteisesti paperilla. Asunto-osakeyhtiölaki velvoittaa yhdenvertaisuuteen.

6. Hyväksytä viestintäsuunnitelma

Viestintäsuunnitelma käsitellään ja hyväksytään yhtiökokouksessa. Samalla tulee sopia esimerkiksi sähköisten palveluiden perehdyttämisestä asukkaille vaikkapa videoesittelyn tai asukasillan muodossa.

7. Tärkeintä on sisältö

Porrasnäytöt ja digitaaliset palvelut mahdollistavat erilaisten asukas- ja osakasohjeiden siirtämisen verkkoon, esimerkiksi mitä on otettava huomioon asuntoa remontoidessa ja miten haet siihen lupaa. Kun ohjeet, tiedotteet ja kutsut ovat helposti saatavilla, palvelu lunastaa paikkansa.

8. Jalkauta viestintäsuunnitelma

Jos viestinnän digitalisoinnin jalkauttamisessa, eli edellisten kohtien hoitamisessa, epäonnistutaan, on riski, että palataan takaisin kalliiseen, hitaaseen ja ympäristöä kuormittavaan paperiseen viestintään.

9. Varaudu kysymyksiin

Kun yhtiössä on siirrytty noudattamaan uutta viestintäsuunnitelmaa, varaudu ensimmäiseen kysymysten aaltoon.

10. Kerää kommentteja ja kehitä

Järjestelmän luominen ja käyttöönotto eivät riitä, vaan sitä tulee jatkuvasti kehittää palautteen perusteella. Kun järjestelmä on ollut käytössä puoli vuotta, kysy mitä asukkaat ovat pitäneet uudesta viestintätavasta: vastaa kyselyyn tai osallistu asukasiltaan. Isännöitsijä voi ottaa roolin prosessin ylläpidossa ja auttaa kyselyiden tekemisessä.

Kati Halonen, [email protected]