Julkisen hankintakäytännön tavoite on kaunis: se tähtää toimittajien tasapuoliseen kohteluun ja parhaan palvelun hankkimiseen kansalaisille.
Kun kyse on digitalisaatiosta, julkinen it-hankintaprosessi voi kuitenkin itsessään syödä budjettia ja karkottaa parhaat tarjoajat. Perinteinen hankintaprosessi, jossa tarve määritellään ja julkaistaan Hilmassa, sopii hyvin helposti vertailtaviin palveluihin, kuten koulukuljetuksiin. Kun palvelun toteutustapa, kuten bussilla kuljettaminen, on selkeä, tarjoajien hintaa ja kokemusta on helppo vertailla.
Kun toteutus on digitaalinen, mahdollisia etenemispolkuja ja tulokulmia on lukuisia. Haetaanko ohjelmistoa, konsultointia vai kehitystyötä? Lukitaanko teknologia, vai haetaanko puhtaasti prosessi- tai toimialaosaamista? Kuvataanko palvelu arkkitehtuuri mallintamalla vai UI-kuvilla? Julkaistaanko prototyyppi vai pitkälle testattu palvelu?
Aikaa pelkkään määrittelyyn palaa jo tuhottomasti. Kun tarjouspyyntö viimein julkaistaan Hilmassa, alkaa viikkoja kestävä tarjousten kirjoitus it-yrityksissä. Prosessiin kuuluu esimerkiksi referenssien ja CV:iden kaunistelu projektiin sopivaksi, sekä projektisuunnitelman kirjoitus. Tarjoajia voi olla esimerkiksi 15 kappaletta, joista 14 tekee työtä turhaan.
Joskus rivien välistä voi lukea jälkikäteen, että koko kilpailutus oli voittajan lobbaama. Tarjoajia juoksutetaan turhan päiten, jotta julkinen hankintalainsäädäntö, jonka tavoite on tasavertaisuus, täyttyisi. Koska hinta korostuu voittajan valinnassa, myyjät hakevat keinoja piilottaa laskutusta hankkeen rakenteisiin. Osa tarjoajista on katkeroitunut hävityistä hankkeista ja joutuu paikkaamaan tarjouskilpoihin hukkuneita kymmeniätuhansia rokottamalla asiakasta toisaalla.
Tarjoajia juoksutetaan turhan päiten, jotta julkinen hankintalainsäädäntö, jonka tavoite on tasavertaisuus, täyttyisi.
Myyjälle epäonnistuminen voi tarkoittaa, paitsi statuksen putoamista, myös pään pölkylle joutumista seuraavissa YT:issä, joiden tehtävä it-konsulttitaloissa on kierrättää epäonnistunut aines pois ja asettaa uusia kokelaita tulikokeeseen. Siksi osa myyjistä voittaa tarjouskilvan hintaan mihin hyvänsä, vaikka se voi tarkoittaa pidemmässä juoksussa tulehtunutta hanketta.
It-toimittajat joutuvat käyttämään aikaansa hankintaprosessiin erikoistumiseen substanssiin keskittymisen sijaan. Ei ihme, että moni ohjelmistotalo ja osa julkisista it-hankkijoista karttaa julkisia kilpailutuksia kuin ruttoa.
Mikä sitten on keino onnistuneisiin it-hankintoihin? Koska mahdollisia etenemispolkuja on useita, helppoa vastausta ei ole. Ehdottaisin kuitenkin ketterän hankinnan mallia myös julkisille toimijoille: rakennetaan kuva markkinasta ja tavataan aikaisessa vaiheessa potentiaalisia tarjoajia, jotka esittelevät ylätasolla toteutusmallejaan. Esimerkiksi päivässä ehtii hyvin tavata seitsemän tarjoajaa ja tilaaja saa nopeasti kuvan etenemismahdollisuuksista.
Jos projektia kehitetään parhaan tarjoajan kanssa ketterästi (tai sopivinta ohjelmistoa pilotoidaan) vaikkapa kuukauden ajan, aletaan usein oikeasti ymmärtää, mitä ollaan hankkimassa. Samalla toteutuksessa voidaan päästä nopeasti pitkälle. Tässä mallissa kaikki parhaat toimittajat saadaan mukaan, rahaa ja aikaa hukkuu vähemmän ja julkinen sektori saa uusia ideoita osaavilta yrityksiltä. Samalla myös kaikki ”hävinneet” toimittajat voittavat.
Kirjoittaja Johannes Puro on ollut perustamassa itewiki.fi-palvelua, joka auttaa yrityksiä ja julkisia organisaatioita löytämään sopivat kumppanit digitalisaatiohankkeisiin.