Rasmus Roiha
toimitusjohtaja, Ohjelmisto- ja e-business ry
Tapio Koivisto
hankintajohtaja, KL-Kuntahankinnat Oy
Tavoitteiden määrittely on olennaista. Tämä koskee niin järjestelmien, laitteiden kuin palveluidenkin hankintaa. Onko tavoitteena toiminnan muutos tai kehittäminen vai kustannusten säästö? Millä perusteella tarjoukset arvotetaan; ratkaisevatko toiminnallisuudet, yhteistyön taso, jatkokehittämismahdollisuudet vaiko edullinen hinta?
– On virhe tehdä ICT-hankinta ilman, että muutetaan itse tekemistä. On määriteltävä, miten prosessia muutetaan, mitä voidaan tehdä toisella tavalla. Vasta sen jälkeen voidaan määritellä millainen järjestelmä hankitaan, painottaa Ohjelmisto- ja e-business ry:n toimitusjohtaja Rasmus Roiha.
– Julkishallinnon ja yritysten hankintojen välillä ei ole enää suuria eroja. Jos ICT-hankinnoissa käytetään vanhan järjestelmän vaatimuksia tai määrityksiä, mennään jo alussa pieleen, jatkaa KL-Kuntahankinnat Oy:n hankintajohtaja Tapio Koivisto. KL-Kuntahankinnat Oy yhdistyi syyskuun alussa Hansel Oy:öön.
Ostaminen on taitolaji
Hankintalaki edellyttää, että hankinta tehdään tasapuolisesti ja syrjimättä. Koska suuria hankintoja tehdään suhteellisen harvoin, ei ostajille pääse kertymään ostokokemusta. Oman haasteensa tuo nopeasti muuttuva toimintaympäristö. Hankinnassa käytetäänkin usein apuna ulkopuolista hankintalain osaajaa tai markkinoiden tuntijaa.
Hankinnan tekijän on pystyttävä tarkasti kertomaan tarjoajille mitä ollaan hankkimassa ja miten tarjouksia arvioidaan. Jos iso projekti palastellaan pienemmiksi, tarkkaan määritellyiksi ja rajatuiksi kokonaisuuksiksi, potentiaalisten tarjoajien määrä kasvaa, sillä pienet yritykset eivät useinkaan pysty tai halua osallistua suurien projektien kilpailutuksiin. Toteuttamalla hankinta pienemmissä osissa voidaan projektin suuntaa ja sisältöä muuttaa vastaamaan paremmin muuttuneita olosuhteita.
– Monen tarjouspyynnön ongelma on se, että siitä ei nopeasti selviä mitä ollaan hankkimassa; halutaanko ohjelmistokehittämistiimi rakentamaan räätälöity ohjelmisto, etsitäänkö valmisohjelmistoa, jota mahdollisesti osittain räätälöidään yrityksen tarpeisiin vai onko tärkeämpää löytää ratkaisu ongelmaan ja valittavalla tekniikalla ei ole väliä. Toimittajat arvostavat rehellisyyttä; jos haetaan tietyn kokoista yritystä, se tulee sanoa suoraan. Näin saadaan relevantimpia tarjouksia ja säästetään yrityksiltä turhaa työtä, Roiha kertoo.
– Ostajan kannattaa tehdä markkinakartoitus siitä, mitä valmiita järjestelmiä on tarjolla. Löytyykö esimerkiksi ohjelmisto, joka täyttää 95 prosenttia tarpeista ja jonka hankinta-aika on kaksi viikkoa, vai onko tarpeen rakentaa sataprosenttisesti tarpeisiin vastaava järjestelmä, joka on valmis kahden vuoden päästä, Roiha jatkaa.
On tärkeää, että tarjoaja ymmärtää miten julkisen hankinnan prosessi menee.
– Usein törmää siihen, että tarjouspyynnössä on tehty liian laajoja rajauksia, jolloin järjestelmän elinkaaren keski- tai loppuvaiheilla ei pystytä tekemään muutoksia, vaikka se olisi järkevää toiminnan ja kustannusten kannalta, sanoo Koivisto.
Sekä Roiha että Koivisto painottavat vuoropuhelua tarjoajien kanssa. Neuvottelumenettely tuo ostajan ja potentiaaliset tarjoajat samaan neuvottelupöytään, jolloin voidaan käydä keskustelua tarpeista ja selvittää asiat jo ennen tarjouspyynnön julkaisua eikä vasta sopimus- tai käyttöönottovaiheessa.
– On tärkeää, että tarjoaja ymmärtää miten julkisen hankinnan prosessi menee. Kvartaalipohjaiset tavoitteet sopivat huonosti julkisiin budjettiaikatauluihin, projektit ovat pitkiä, lisäksi on huomioitava mahdolliset hallinnolliset valitusajat, Koivisto muistuttaa.
Julkiset hankinnat viennin vauhdittajiksi
– Voisivatko julkiset toimijat ottaa roolia innovaatiokehittämisen katalyyttinä ja suomalaisen ohjelmistoteknologian viennin kiihdyttäjänä? Toimittaja saisi asiakaskokemusta, merkittävän referenssin ja tuotteistaisi asiakkaalle rakennetun järjestelmän myytäväksi myös muille toimijoille. Asiakaskokemuksen karttuessa alkuperäinen asiakas saisi käyttöönsä päivitetyn, entistä toimivamman järjestelmän, Roiha summaa.