Sampo Sammalisto
filosofian tohtori, Viisas pääsee vähemmällä -kirjan kirjoittaja
Viisas pääsee vähemmällä -menestyskirjojen kirjoittaja, filosofian tohtori Sampo Sammalisto sanoo, että työnteon suurimpia haasteita ovat jatkuvan tavoitettavuuden kulttuuri, sähköpostien tulva sekä niistä aiheutuvat ajatustyön toistuvat keskeytykset.
Suomalainen ajatustyöläinen saa keskimäärin 60 sähköpostia työpäivän aikana eli noin 7–8 minuutin välein. Sähköposti lieneekin pahin yksittäinen ajatustyön keskeyttäjä.
Sähköpostien lukeminen pitäisi aloittaa vasta pari tuntia töihin saapumisen jälkeen.
Viisas pääsee vähemmällä -blogista ja kirjoista tunnettu filosofian tohtori ja tietokirjailija Sampo Sammalisto ohjeistaa asettamaan sähköpostien lukemiseen ja niihin vastaamiseen selkeät rajat.
– Ensiksikin sähköpostin saapumisen ilmoitusääni on hyvä ottaa pois päältä. Toiseksi postien lukeminen pitäisi aloittaa vasta pari tuntia töihin saapumisen jälkeen. Muuten käy helposti niin, että päivälle suunniteltu työkalenteri menee aamuisten postien myötä uusiksi, kun joku muu määritteleekin tehtävien tärkeyden ja järjestyksen. Työhön liittyvä autonomian tunne murenee nopeasti, jos ihminen ei saa tai kykene johtamaan ja aikatauluttamaan omia työtehtäviään, Sammalisto sanoo.
Lue myös: Gary Vaynerchuk: Töissä kuin kotona
Sähköpostien tsekkaus kahdesti päivässä
Sammalisto ohjeistaa lukemaan ja vastaamaan viesteihin kaksi kertaa päivässä. Muun ajan sähköpostilaatikkoa voi pitää offline-tilassa, jolloin viestit eivät tule läpi.
– Myös puhelimen viestisovellusten piippausäänet tulisi ehdottomasti ottaa pois päältä. Jokainen piippaus häiritsee työtä ja viestien lukeminen vie ajatukset muualle. Jos pomolla tai asiakkaalla on oikeasti tulenpalavaa asiaa, hän saa sinut kiinni soittamalla.
Sampo Sammalisto suosittelee tekemään yli 20 minuutin syvää keskittymistä vaativat tehtävät muualla kuin omalla työpisteellä, koska yleisimpiä ulkoisia työn keskeyttäjiä ovat työkaverit. Varteenotettava vinkki keskittymistä vaativien työtehtävien tekemiseen on työpäivien pilkkominen toimisto- ja etäosiin.
– Tehokkainta on tehdä keskittymistä vaativat työt aamulla kotona ennen siirtymistä toimistolle palavereihin ja muihin yhteistyötä vaativiin hommiin, hän ohjeistaa.
Luo itsellesi rutiinit, jotka rauhoittavat työpäivää
- Lue ja vastaa sähköposteihin kahdesti päivässä.
- Ota puhelimen ja sähköpostin hälytysäänet pois päältä.
- Tee syvää keskittymistä vaativat tehtävät muualla kuin oman työpöydän ääressä.